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定义-记录管理系统(RMS)是什么意思?
记录管理系统(RMS)是组织在整个记录生命周期中的记录管理。
该管理中的活动包括系统,有效地控制记录的创建,维护和销毁以及与之相关的业务交易。 记录管理被认为是运营效率的关键组成部分,为组织的信息资产增加了更多价值。
Techopedia解释了记录管理系统(RMS)
记录管理是公司更广泛的活动的一部分,与治理,风险和合规政策相关。
记录管理涉及的活动有:
- 标识需要捕获的信息。
- 组织的信息计划。
- 执行有关创建,维护,处置记录的政策和做法
- 创建记录存储计划。
- 分类,识别和存储记录。
- 考虑到数据隐私以及业务和数据机密性,协调提供对记录的内部和外部访问。
记录管理带来的好处是:
- 消除冗余数据。
- 提高组织的生产力和问责制。
- 减少对正确信息的研究。 从费时的研究中节省资源以进行数据检索。
- 由于没有冗余记录,因此具有成本效益的记录存储。 降低了运营成本。
- 记录的创建受组织中存在的标准和法规约束。 因此,它确保法规遵从。
- 记录管理有助于控制记录的创建和增长。
- 记录管理引入了采用新技术进行记录保存的能力。
- 使用记录管理可将诉讼风险降至最低。
- 使用记录管理可以很好地保护和保护重要信息。
- 通过提供对相关记录的便捷访问,它有助于更好的治理和公司决策。