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定义-电子邮件保留是什么意思？
电子邮件保留是根据相关组织的策略保留组织中即时消息记录和电子邮件的功能。 电子邮件保留政策是根据行业，政府或商业政策制定的。 在组织中，出于法律方面的考虑，法规和知识管理，需要电子邮件保留及其相关策略。
Techopedia解释了电子邮件保留
电子邮件保留与电子邮件归档不同。 归档允许业务用户在不确定的时间内保留电子邮件和即时消息，而电子邮件保留功能决定了在自动删除电子邮件或即时消息记录之前应保留的时间。 较长的电子邮件保留时间会增加未经授权的用户访问组织机密或机密材料的安全风险。 较短的电子邮件保留时间将有助于消除这些问题，并且实施起来更容易且成本更低。 但是，这对于高管和长期员工来说是有代价的，他们可能需要旧的电子邮件和消息记录来记住或评估过去的组织或部门决策。 因此，重要的是要有一个电子邮件保留策略，该策略对于组织而言是统一且一致的，并提供最佳的保留时间范围。 最佳做法是根据电子邮件内容的类别设置电子邮件保留策略和删除条件，并具有灵活性，可以及时且经济高效地容纳诉讼保留。
电子邮件保留策略以多种方式帮助组织。 首先，它确保遵守所有法规，并降低违规成本和制裁风险。 其次，它可以提高IT性能，而不会增加相关成本。 第三，它通过向用户提供信息来增强业务创新，改进和生产力，从而有助于知识管理。
